Qui trình khai báo Hải quan là khâu rất quan trọng trong quá trình xuất – nhập khẩu hàng hóa. Bởi lẽ, thủ tục hải quan thường bao gồm các quy định, văn bản khá dài, liên đới đến các văn bản của nhiều bộ ngành khác nhau. Ngoài ra nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời các chính sách đổi mới về hoạt động xuất nhập khẩu, dẫn đến thực hiện không đúng với qui định của pháp luật khi kê khai hải quan.
Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, với sự am hiểu về lĩnh vực hải quan – xuất nhập khẩu, nắm rõ quy trình thủ tục hải quan, VLK Group đã và đang cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, đảm trách giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp Quý khách hàng thông quan hàng hóa nhanh chóng, góp phần đảm bảo công việc kinh doanh của Quý khách suôn sẻ và thuận lợi! VLK Group cam kết sẽ đem lại sự hài lòng về lợi ích trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay cho Qúy doanh nghiệp.

I. PHẠM VI HOẠT ĐỘNG THỦ TỤC HẢI QUAN CỦA VLK GROUP

  • Các Cảng vụ thuộc khu vực Tp.HCM, Cảng Hàng Không Tân Sơn Nhất;
  • Các Cảng vụ thuộc tỉnh Long An;
  • Các Cảng vụ thuộc tỉnh Tây Ninh;
  • Các Cảng vụ thuộc tỉnh Bình Dương;
  • Các Cảng vụ thuộc tỉnh Đồng Nai;

II. NHỮNG CÔNG VIỆC LIÊN QUAN ĐẾN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG NGÀY CỦA VLK GROUP

  • Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu;
  • Xác định mã HS code;
  • Xác định Các loại thuế và thuế xuất nhập khẩu phải nộp;
  • Lên tờ khai và hoàn tất thủ tục hải quan thông quan hàng hóa tại cửa khẩu;
  • Xin Giấy phép cho các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện (nếu có);
  • Xin Giấy phép kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng (nếu có);
  • Thanh toán lệ phí hải quan thay mặt khách hàng (nếu có);
  • Thủ tục hải quan đối với hàng hoá tạm nhập-tái xuất…,
  • Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nguy hiểm;
  • Dịch vụ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O);
  • Khai báo hải quan hàng đầu tư dành cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
  • Khai báo hải quan phi mậu dịch, chuyển phát nhanh;
  • Theo dõi thanh lý hợp đồng hàng tạm nhập tái xuất.

III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI VLK GROUP

Quy Trình thực hiện tại VLK Group

1. Tóm tắt quy trình của dịch vụ hải quan:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra lại và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu;

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký tài khoản quản trị khai hải quan;

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có);

Bước 4: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan; Lên tờ khai hải quan

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng (hàng nhập) – Hỗ trợ đặt Booking (hàng xuất)

Bước 6: Làm thủ tục tại chi cục hải quan – Thông quan hàng hóa

2. Chi tiết các bước và & kinh nghiệm của VLK Group trong việc làm thủ tục dịch vụ hải quan và thông quan hàng hóa

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra lại và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu:

Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

  • VLK Group hỗ trợ kiểm tra lại hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Chi tiết đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (Bill of Lading), Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin), Chứng nhận chất lượng, Fumigation Certificate …Nếu thấy chứng từ chỗ nào chưa hợp lý/sai thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay, tránh phát sinh thêm chi phí…
  • Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, VLK Group đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý đến Invoice và C/O (nếu có C/O ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, EUR1, E , REX, KV, JV…).

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký tài khoản quản trị khai hải quan

  • Để khai báo hải quan điện tử, VLK Group hỗ trợ Doanh nghiệp đăng ký tài khoản quản trị khai báo hải quan (nếu doanh nghiệp khai báo hải quan lần đầu).
  • Cập nhật mã số thuế doanh nghiệp với tổng cục hải quan trước khi lên tờ khai điện tử

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

  • Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất hoặc nhập khẩu.
  • Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…
  • Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán.
  • Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không.
  • => VLK Group thường tìm hiểu trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí.

Các mẫu kiểm tra chuyên ngành trong XNK

– Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, Quý khách cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:

  • Kiểm dịch thực vật
  • Kiểm dịch động vật
  • Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
  • Kiểm tra an toàn chất lượng
  • Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dụng.
  • Giấy phép nhập khẩu với các hàng hóa chuyên dụng như máy in…
  • Giấy phép nhập khẩu với các sản phẩm hóa chất …
  • Hồ sơ đăng ký với các hàng hóa khác nhau, mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên VLK Group sẽ tư vấn rõ hơn ngay sau khi có thông tin về lô hàng cần nhập – xuất;
  • Thời hạn đăng ký cấp phép tùy thuộc và hàng hóa, các sản phẩm khác nhau có thời hạn cấp

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng

– Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder logistics) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng.Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.
– Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành và khi lấy hàng.
– Trong thông báo hàng đến có những thông tin cần thiết như:

  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh;
  • Thông tin Bill, thông tin người gửi, thông tin người nhận, số lượng, tên hàng ….;
  • Số tiền Các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ…

– VLK Group đến hãng tàu hoặc forwarder cầm theo chứng từ cần thiết để lấy lệnh (đối với hàng nhập có original Bill, hỗ trợ đóng tiền phí lấy lệnh, cược cont … thường thì doanh nghiệp cần các giấy tờ sau:

Các giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục lấy hàng

– Phí lấy lệnh – cược cont: Tùy theo từng nơi qui định khác nhau: Ta có thể nộp tại nơi phát lệnh hoặc nộp vào tài khoản của đại lý hãng tàu – hãng tàu tại các ngân hàng;
Note: Nên nộp tại các ngân hàng mà đại lý – hãng tàu có liên kết tiền sẽ vào tài khoản nhanh hơn, nếu khác ta phải đợi lâu vì thường thì họ phải đợi tiền vào tài khoản mới giao lệnh lấy hàng.

– Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), cần nộp thêm phí để gia hạn lệnh giao hàng, phí lưu cont tại cảng (Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo mức thu khác nhau của các hãng tàu – đại lý, hàng để ở cảng càng lâu, mức phí càng cao.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

– Sau khi nhận được giấy báo hàng đến của hàng vận chuyển, VLK Group tiến hành lên tờ khai bằng cách sử dụng phần mềm khai hải quan nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.
– Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ VLK Group sẽ lên tờ khai nháp, gửi khách hàng để kiểm tra chi tiết thông tin lại lần nữa;

– Ngoài ra, VLK Group cũng check lại số thuế phải nộp xem có đúng không.
– Tờ khai sau khi truyền chính thức sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

  • Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, sau khi Doanh nghiệp nộp thuế – VLK Group sẽ tiến hành làm thủ tục nhận hàng tại kho (đối với hàng lẻ nhập), rút ruột tại bãi hay tiến hành kéo cont (đối với hàng cont nhập) – tiến hành thanh lý tờ khai vào sổ tàu xuất hàng cho doanh nghiệp (đối với hàng xuất)
  • Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
  • Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng.

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

1. Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

A / Tờ khai luồng Xanh đối với hàng nhập:

Tờ khai luồng xanh thuộc dạng miễn kiễm tra nên sau khi đóng thuế xong thì in tờ khai, mã vạch trên phần mềm ECUS5 VNACCS, tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, kết hợp với các chứng từ khác như lệnh giao hàng… tiến hành làm thủ tục nhận hàng hóa.

B / Tờ khai luồng Xanh đối với hàng xuất:

In bộ tờ khai – mã vạch vào chi cục hải quan thanh lý tờ khai – sau khi đóng hàng xong, làm thủ tục nhập kho (đối với xuất hàng lẻ), vào sổ tàu (đối với xuất cont).

2. Tờ khai luồng Vàng:
Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

Bộ hồ sơ dành cho XNK

Ngoài ra, còn chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract – Catalogue – tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: “Chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục”

Note: Qui trình chuẩn bị Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu tương tự như hàng nhập khẩu.

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:

– Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn.việc còn lại là làm thủ tục nhận hàng hoặc xuất hàng tại cảng mà thôi.
– Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý và chất vấn. Người làm phải giải thích và xuất trình thêm chứng từ bổ sung (nếu cần). Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.

– Khi có vướng mắc, việc giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, người làm cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. (Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi người làm vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho. Nếu chưa hợp lý hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa thì các bước lại lặp lại như trên đến khi hoàn tất.)
– Trường hợp tài liệu và giải thích của người làm không đủ thuyết phục hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển luổng đỏ kiểm tra hàng hóa trực tiếp.Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, có thể phải tốn tiền phí để tránh khỏi chuyển qua Tờ khai luồng Đỏ.

Bước 7: Tờ khai luồng đỏ
Thủ tục phải tiến hành qua 2 bước: Hải quan kiểm tra bộ chứng từ hải quan + kết hợp kiểm tra thực tế lô hàng.
– Hải quan kiểm tra chứng từ: Hồ sơ chuẩn bị như với luồng Vàng vừa nêu trên, nhằm xác định kiểm tra lại thuế, tên hàng, C/O….nếu cần chỉnh sửa tờ khai thì họ sẽ báo để nhân viên khai hải quan chỉnh sửa.
Ngoài ra tùy vào hàng hóa của doanh nghiệp là loại hàng gì, theo qui định nhà nước cần bổ sung thêm chứng từ gì trước khi nhập xuất hàng ta nên chuẩn bị trước để nộp cơ quan hải quan.
– Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).
– Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu cán bộ hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng, sai tên sản phẩm, dung tích, xuất xứ, model… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì Cán bộ hải quan kiểm hóa thông quan cho lô hàng.
– Khi tờ khai đã được duyệt trên hệ thống – doanh nghiệp tiến hành đóng thuế làm thủ tục thông quan hàng hóa, như EIR, đóng phí cơ sở hạ tầng cảng biển… tiến hành lấy hàng về công ty.
Chú ý nếu là Cont hàng xuất ta phải nhớ thanh lý vào sổ tàu (đây là bước quan trọng khi xuất hàng nếu quên thì cont hàng sẽ bị rớt máng không thể xuất qua nước ngoài được, phải đợi chuyến tàu khác, mất thời gian và phát sinh chi phí.

IV. PHÍ DỊCH VỤ VÀ HỢP ĐỒNG KÊ KHAI HẢI QUAN

Căn cứ vào loại hàng, lô hàng và cảng vụ phí dịch vụ của VLK có giá từ 800,000đồng đến 2,500,000đồng/Tờ khai. Sau khảo sát hoặc nắm đầy đủ thông tin VLK Group sẽ gửi cho khách hàng bảng giá cụ thể.

  • Phí dịch vụ hải quan của VLK Group đã bao gồm: Đi lấy D/O; chuẩn bị bộ chứng từ đi lấy hồ sơ kê khai hải quan; thủ tục khai báo hải quan; kiểm hóa; thông quan; lệ phí hải quan; thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Phí dịch vụ hải quan của VLK Group không bao gồm (nếu có): phí đóng gói; phí bốc xếp; phí CFS; phí lệnh chứng từ hàng xuất; phí nâng hạ; phí TCS; phí giám định; phí thanh toán cơ sở hạ tầng cảng biển; các loại thuế XNK và 10% VAT

V. TRÁCH NHIỆM CỦA VLK GROUP

– Có trách nhiệm căn cứ vào những tài liệu, hồ sơ, chứng từ, thông tin do khách hàng cung cấp thực hiện nghiêm túc các cam kết ghi trong hợp đồng;
– Chịu trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin về mặt hàng, nhà nhập khẩu và các hoạt động kinh doanh của khách hàng trong và sau khi thực hiện hợp đồng;
– Chịu trách nhiệm bảo quản hóa đơn chứng từ do khách hàng cung cấp trong thời gian thực hiện công việc cho đến khi giao lại cho khách hàng;
– VLK GROUP không can thiệp vào nội bộ, không chịu trách nhiệm về những hoạt động kinh doanh cũng như các nội dung, tính pháp lý trên hợp đồng xuất – nhập, nội dung trên hoá đơn, chứng từ của khách hàng cung cấp;

*Hợp đồng mẫu của dịch vụ hải quan:

Mời quý khách liên hệ với chúng tôi qua số: Tel: (028) 3622 9838 – 0914 793 448

 

    HỖ TRỢ GIẢI ĐÁP

    Các bài viết liên quan